Về việc lưu trữ và bảo quản tư liệu tại Thư viện Huệ Quang

Khi chúng tôi đăng bức Thư ngỏ Tiếp tục góp nhặt tư liệu, (bạn) MrCao MrCao có đặt câu hỏi với Thư viện. Nghĩ rằng đây cũng là điều muốn biết chung của một số bạn đọc gần xa có quan tâm, chúng tôi xin được đăng thành bài riêng với vài dòng hồi đáp sơ lược như sau:

MrCao MrCao: Thư viện có thể chia sẻ cho mọi người biết tổng quát về cơ sở vật chất phục vụ việc lưu trữ của Thư viện cũng như các kỹ năng lưu trữ hiện đang được ứng dụng tại Thư viện được không ah? Tôi biết nhiều người có nhã ý muốn đóng góp sách cho cộng đồng nhưng họ vẫn quan ngại liệu sách rời khỏi tay họ thì có được nâng niu, bảo quản không. Đây là một mối quan ngại có thật trước tình trạng các vật phẩm trong tay nhà nước và chính quyền hiện chưa được bảo tồn một cách chuyên nghiệp.

Thân gởi (bạn) MrCao MrCao. Nếu nói đến 2 chữ chuyên nghiệp, chúng tôi không dám lạm bàn đến việc lưu trữ và bảo quản sách/ tư liệu tại Thư viện Huệ Quang, nhưng ở một mức độ thấp hơn chúng tôi xin được chia sẻ vài điều:

Thư viện có một Phòng tiếp nhận và xử lý tư liệu (4mx6m) có chức năng phân loại và làm mã sách báo. Sách được phân theo trước và sau 1975, sau đó tiếp tục phân theo nội điển (Phật giáo) và ngoại điển, rồi tiếp tục phân thể loại. Phòng này cũng xem xét sách nếu có vấn đề về mối mọt phải được cách ly xử lý. Thường thì sách đang bị mối mọt ít ai hiến tặng hoặc cũng được phát hiện trước khi đưa vào phòng.
Từ phòng tiếp nhận và xử lý tư liệu sau khi đã phân loại, sách được đưa về 4 kho. Kho số 1 (8mx10m) là kho sách mở với 2/3 là không gian đọc. Kho số 2 (8m x 14m- kho lớn nhất). Hai kho 1 và 2 này lưu trữ sách báo sau 1975, những tựa sách có từ 2 bản trở lên bạn đọc được mượn về nhà. Kho số 3 (4mx6m) và kho số 4 (4mx6m). Hai kho 3 và 4 này lưu trữ sách báo trước 1975, sách Hán Nôm, một số loại hình tư liệu đặc biệt như pháp phái, mộc bản, bản đồ, bằng khoán… Tư liệu từ 2 kho này bạn đọc phải tham khảo tại Thư viện.
Toàn bộ Thư viện ngự tại lầu 2 của trung tâm, ngoài các phòng lưu trữ và xử lý tư liệu nói trên còn có các phòng chức năng khác: Phòng chế bản, Phòng phục chế, Phòng phát hành... Các phòng đều được định kỳ xử lý thuốc mối tổng thể mỗi 3 tháng một lần. Nguyên tòa Tu viện và lầu 2 hằng năm được công ty mối xử lý. Từ ngày chính thức hoạt động vào 2007 đến nay chưa phát hiện bị mối tấn công.
Mọt và hai đuôi là hai con đáng sợ nhất, tuy nhiên chúng tôi không chủ trương sử dụng hóa chất vì nghĩ rằng để giữ sách cho mai sau mà có thể làm tổn hại người hôm nay là không nên vậy, hơn thế nữa, sách thư viện là loại sách mở mà nhiều người tiếp cận, không phải là một trung tâm lưu trữ. Trong các tủ và kệ sách Thư viện dùng các gói tiêu sọ (Thư viện tự mua tiêu và may thành từng gói). Loại sách trước 1975 còn được vô bọc từng quyển và từng năm (đối với báo chí). Loại bọc này không bị hầm hơi, giữ sách cứng cáp lại có thể cách ly tránh lây lan dây chuyền nếu mối mọt chẳng may còn sót trong một quyển nào đó. Và cuối cùng, bằng kinh nghiệm làm việc của mình, chúng tôi rất đồng tình với cụ Vương Hồng Sển có đề cập đến trong quyển Thú chơi sách là chúng ta phải thường xuyên sử dụng, thăm viếng, di chuyển sách báo.

Mọi thứ đều vô thường do chịu sự tác động nội tại và khách quan, Thư viện không dám hứa hẹn điều gì, nhưng ít nhất trong giai đoạn mà tôi (Không Hạnh) đang đứng ở vị trí coi sóc, sẽ đảm bảo rằng những sách báo/ tư liệu được gởi đến Thư viện Huệ Quang này sẽ được gìn giữ xứng đáng đúng với giá trị và tấm lòng nâng niu của cố chủ.

TM. Thư viện Huệ Quang

Huệ Quang, ngày cuối năm dương lịch 2019

Thích Không Hạnh

Một số hình ảnh về các kho lưu trữ của Thư viện: